Ein Angebot ist mehr als eine Preisliste: Es ist das Dokument, mit dem der Kunde entscheidet, ob er Ihnen den Auftrag gibt – oder dem Betrieb, dessen Angebot verständlicher klingt. Genau beim Formulieren kann KI Ihnen den Großteil der Arbeit abnehmen. Was sie Ihnen nicht abnimmt, sagen wir gleich zu Beginn ehrlich dazu.
Was die KI kann – und was bei Ihnen bleibt
Bei Ihnen bleibt: die Kalkulation. Preise, Mengen, Zuschläge, Risikoeinschätzung – das ist Ihr Handwerk und Ihre Verantwortung. Eine KI kennt weder Ihre Einkaufspreise noch die Baustelle.
Die KI übernimmt: das Drumherum, das abends Zeit frisst. Das Anschreiben, die verständliche Beschreibung Ihrer Leistung, die Erklärung von Alternativen, die Nachfass-Mail eine Woche später. Also alles, wo es ums Formulieren geht – nicht ums Rechnen.
Schritt 1: Das Anschreiben aus fünf Stichpunkten
Das Anschreiben ist der Teil, den der Kunde wirklich liest. Es sollte zeigen: Wir haben verstanden, was Sie wollen. Geben Sie der KI Ihre Eckdaten – sie macht einen Text daraus, der nach Mensch klingt statt nach Formular.
Du schreibst für einen Handwerksbetrieb ([Gewerk]). Verfasse das Anschreiben zu einem Angebot. Sachlich, freundlich, selbstbewusst – keine Werbefloskeln, Sie-Form. Eckdaten: - Projekt: [z. B. Dachsanierung Garage, ca. 40 m²] - Was dem Kunden wichtig war: [z. B. schnelle Ausführung vor dem Winter] - Ausführung möglich: [Zeitraum] - Angebot gültig bis: [Datum] Aufbau: Bezug zum Termin vor Ort, kurz was wir anbieten und warum so, Hinweis auf Gültigkeit, Einladung zur Rückfrage. Maximal 130 Wörter.
Schritt 2: Positionen in verständliche Sprache übersetzen
„Pos. 3: Unterkonstruktion gem. DIN 18334 einschl. Befestigungsmittel" – für Sie klar, für den Kunden ein Grund, beim günstigeren Angebot zuzuschlagen, weil er dort wenigstens versteht, was er bekommt. Lassen Sie die KI eine kundenfreundliche Kurzbeschreibung ergänzen (nicht ersetzen – die fachliche Position bleibt fürs Angebot maßgeblich).
Hier sind Positionen aus einem Handwerker-Angebot ([Gewerk]): [Positionen einfügen] Schreibe zu jeder Position 1–2 Sätze in einfacher Sprache, die einem Laien erklären, was gemacht wird und wozu es gut ist. Keine Preise nennen, nichts weglassen, nichts dazuerfinden. Ton: sachlich, nicht werblich.
Schritt 3: Alternativen anbieten, ohne zu verwirren
Eine Alternativposition („auf Wunsch statt Standard-Duschrinne die flache Variante, Mehrpreis X") erhöht oft den Auftragswert – wenn der Kunde versteht, was er davon hat. Die KI formuliert den Unterschied so, dass die Entscheidung leichtfällt.
Formuliere für ein Handwerker-Angebot einen kurzen Absatz zu einer Alternativposition. Der Kunde soll den Unterschied ohne Fachwissen verstehen und sich leicht entscheiden können. - Standard: [z. B. Standard-Duschrinne] - Alternative: [z. B. flache Design-Rinne, pflegeleichter] - Vorteil der Alternative: [Stichworte] - Nachteil/Einschränkung: [ehrlich benennen, z. B. längere Lieferzeit] Maximal 70 Wörter, sachlich, keine Verkaufssprache.
Schritt 4: Die Nachfass-Mail nach einer Woche
Die meisten Angebote sterben nicht am Preis, sondern am Schweigen danach. Eine kurze, unaufdringliche Nachfrage nach 5–7 Tagen holt erstaunlich viele Aufträge zurück – und kostet mit Vorlage keine zwei Minuten.
Schreibe eine kurze Nachfass-Mail zu einem Angebot, das vor [X Tagen] verschickt wurde ([Projekt kurz]). Ton: freundlich und unaufdringlich, kein Druck. Inhalt: nachfragen ob Fragen offen sind, Gesprächsangebot, ein Satz zur Terminlage ([z. B. "aktuell könnten wir Anfang September starten"]). Sie-Form, maximal 80 Wörter.
Schritt 5: Absagen, ohne Brücken abzubrechen
Manchmal wollen Sie einen Auftrag nicht – zu klein, zu weit weg, zu knapp kalkuliert. Eine saubere Absage hält die Tür für bessere Aufträge offen.
Schreibe eine höfliche Absage eines Handwerksbetriebs auf eine Kundenanfrage. Grund intern: [z. B. Auslastung / Entfernung – nicht wörtlich nennen, sondern diplomatisch]. Der Kunde soll sich ernst genommen fühlen. Wenn möglich mit dem Hinweis, dass er sich bei künftigen Projekten gern wieder melden kann. Maximal 70 Wörter, Sie-Form.
Die Grenze: Formulieren ist nicht Verwalten
Mit diesen Vorlagen schreiben Sie schneller – aber die KI verfolgt nicht, welches Angebot offen ist, wer noch nicht geantwortet hat und was daraus eine Rechnung werden muss. Ab einer gewissen Menge lohnt sich dafür eine Handwerkersoftware, die Angebote und Rechnungen in einem System verwaltet. Und wenn Sie gerade erst anfangen, Ihr Büro zu entrümpeln: Hier ist der Fahrplan, womit Sie zuerst anfangen sollten.
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