Handwerkersoftware verspricht das Gleiche wie wir: weniger Abende am Schreibtisch. Angebot schreiben, daraus mit zwei Klicks die Rechnung machen, Zeiten mobil erfassen, alles zu einem Projekt an einem Ort. Die drei bekanntesten Anbieter für kleine und mittlere Betriebe in Deutschland sind Plancraft, ToolTime und HERO. Wir haben Pakete und Preise verglichen und sagen, welcher Typ Betrieb wo richtig liegt.
Ab wann lohnt sich Handwerkersoftware überhaupt?
Ehrliche Faustregel: Wenn Sie pro Woche mehr als zwei, drei Angebote schreiben, regelmäßig Rechnungen hinterherlaufen oder Ihre Stundenzettel montags aus Papierbergen rekonstruieren – dann rechnet sich ein System ab dem ersten Monat, weil es Abende zurückgibt. Für den Solo-Betrieb mit drei Stammkunden und fünf Rechnungen im Jahr reicht dagegen oft ein gutes Rechnungsprogramm; eine komplette Betriebssoftware wäre Overkill.
Die drei im Schnellporträt
Plancraft – der einfache Einstieg
Plancraft aus Hamburg positioniert sich als die Software, die man ohne Schulung versteht. Angebote, Rechnungen (inklusive E-Rechnung), Projekte, Zeiterfassung, mobile App – dazu ein KI-Telefonassistent namens PORTA, der Anrufe annimmt, wenn Sie auf dem Dach stehen. Bemerkenswert: Ein 7-tägiger Test-Account mit vollem Funktionsumfang lässt sich risikofrei mit echten Aufträgen ausprobieren. Laut Anbieter passt Plancraft vom Ein-Mann-Betrieb bis zu Betrieben mit rund 35–40 Mitarbeitenden.
- Preise: Business ab 59,90 €/Monat, Pro ab 109,90 €/Monat, Premium ab 199,90 €/Monat (jährliche Zahlweise) – alle Tarife sind auch monatlich buchbar, wer erst unverbindlich testen will, statt sich gleich jährlich zu binden; dazu 7 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang testen
- Stärken: sehr niedrige Einstiegshürde, monatlich oder jährlich buchbar, moderne Oberfläche, DATEV-/GAEB-/DATANORM-Schnittstellen
- Zu bedenken: Wer viele Speziallösungen braucht (z. B. tiefe Lager- oder Wartungsverwaltung), stößt eher an Grenzen als bei HERO; die Plantafel kostet extra
Selbst ansehen: Die 7 Tage Test laufen mit vollem Funktionsumfang – reicht für einen echten Auftrag von Angebot bis Rechnung.
Zu Plancraft →ToolTime – klare Pakete nach Teamgröße
ToolTime aus Berlin macht die Auswahl einfach: drei Pakete, sortiert nach Mitarbeiterzahl, alle Kernfunktionen (Angebote, Rechnungen inkl. E-Rechnung, Mahnwesen, Zeiterfassung, Terminplanung mit SMS-Erinnerung, GAEB, Aufmaß) in jedem Paket enthalten. Dazu ein Kundenservice, der im Chat in unter 15 Minuten antwortet – für Betriebe ohne IT-Nerven ein echtes Argument.
- Preise (12 Monate Mindestlaufzeit): SOLO 59 €/Monat (1 Nutzer), TEAM 112 €/Monat (bis 5), MAX 220 €/Monat (bis 10, weitere Nutzer 29–35 €/Monat) – jeweils bei jährlicher Zahlweise; monatlich sind es 79 €, 149 € und 299 €. Dazu regelmäßig Neukunden-Aktionen; DATEV-Integration +19 €/Monat, CSV-Import 99 € und Schulung 249 € einmalig
- Stärken: übersichtliches Preismodell ohne Funktions-Kleingedrucktes, starker Support, integriertes Zahlungssystem (ToolTime Pay, ab 1 % Gebühr)
- Zu bedenken: 12 Monate Vertragsbindung; Importe (Material-/Kundendaten per CSV) und Schulung kosten in kleineren Paketen einmalig extra
Selbst ansehen: Preise und Paketumfang stehen offen auf der Anbieterseite – inklusive der laufenden Neukunden-Aktionen.
Zu ToolTime →HERO – das „Betriebssystem" für wachsende Betriebe
HERO aus Hannover ist der Funktionsriese der drei: neben dem Standard (Angebote, Rechnungen, Plantafel, Zeiterfassung, App) gibt es Lagerverwaltung, API-Zugang, einen KI-Telefonagenten (HERO Voice), automatischen Zahlungsabgleich (HERO Wallet) und mit „Copilot" ganze Automatik-Strecken für wiederkehrende Abläufe. Das Zielbild ist erkennbar: der Betrieb, der auch läuft, wenn der Chef nicht am Schreibtisch sitzt.
- Preise: HERO Select ab 59 €/Monat für kleine Teams, HERO OS ab 109 €/Monat, HERO OS Plus ab 289 €/Monat – jeweils bei Jahresvertrag und inkl. 1 Lizenz; monatlich kündbar kosten die Pakete 79 €, 135 € und 345 €. Weitere Lizenzen 22–79 € je nach Paket (App-Lizenzen für Monteure am günstigsten). OS Plus erfordert einen kostenpflichtigen Implementierungsservice.
- Stärken: größter Funktionsumfang, KI und Automatisierung am weitesten gedacht, wächst mit dem Betrieb mit
- Zu bedenken: Lizenzmodell macht größere Teams teurer als die Paketpreise vermuten lassen; mehr Funktionen bedeuten mehr Einarbeitung – wer nur Angebote und Rechnungen will, zahlt für Potenzial mit
Selbst ansehen: Einen Testzugang gibt es hier nur auf Anfrage – rechnen Sie mit einem Beratungsgespräch statt einem Klick.
Zu HERO →Der direkte Vergleich
| Plancraft | ToolTime | HERO | |
|---|---|---|---|
| Einstiegspreis (jährl.) | Business ab 59,90 €/M. | SOLO 59 €/M. (1 Nutzer) | Select ab 59 €/M. |
| … monatlich kündbar | 74,90 €/M. | 79 €/M. | 79 €/M. |
| Team-Preis (Beispiel 5 Leute) | Pro ab 109,90 €/M. | TEAM 112 €/M. (bis 5 inkl.) | OS ab 109 €/M. + Lizenzen (22–79 € je nach Paket) |
| E-Rechnung | enthalten | enthalten | enthalten |
| Mindestlaufzeit | monatlich oder jährlich wählbar (jährl. Zahlweise günstiger) | 12 Monate | 12 Monate (Jahresvertrag) |
| KI-Funktionen | PORTA Telefonassistent (Credits) | – | HERO Voice, Copilot-Automationen (ab OS) |
| Besonderheit | monatlich oder jährlich buchbar | Support-Antwort < 15 Min., ToolTime Pay | Lager, API, Automatisierung, Wallet |
| Gratis testen | 7 Tage (voller Funktionsumfang) | 7 Tage | Testzugang auf Anfrage |
Alle Angaben laut Anbieter-Preisseiten, Stand August 2026, zzgl. MwSt.; Aktionen und Änderungen vorbehalten.
Beim Einstieg nehmen sich die drei fast nichts – rund 59 € im Monat bei jährlicher Zahlweise, jeweils für einen Nutzer. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn das Team wächst: ToolTime nimmt bis fünf Leute in den Paketpreis, bei HERO kommt pro Kopf eine Lizenz obendrauf. Rechnen Sie also nicht mit dem Startpreis, sondern mit Ihrer tatsächlichen Mannschaft.
Unsere Einordnung: Welcher Betrieb liegt wo richtig?
- Sie sind ein kleiner bis mittlerer Betrieb (laut Anbieter passt Plancraft vom Ein-Mann-Betrieb bis rund 35–40 Mitarbeitende) und wollen einfach und ohne Schulung schnell loslegen: Starten Sie mit dem 7-tägigen Plancraft-Test mit vollem Funktionsumfang. Null Risiko, und Sie merken schon in der Testwoche, ob Ihnen die Arbeitsweise liegt.
- Sie haben 3–10 Leute und wollen ein sorgenfreies Komplettpaket mit starkem Support: ToolTime. Ein Preis, alles drin, jemand geht ans Telefon, wenn es klemmt.
- Sie wachsen, haben Lager, Wartungsverträge oder wollen Abläufe automatisieren: HERO. Teurer und mächtiger – sinnvoll, wenn Sie die Möglichkeiten auch nutzen werden.
Und in jedem Fall: Rechnen Sie mit der eigenen Stunde. Eine Software für 149 € im Monat muss Ihnen nur zwei, drei Abendstunden zurückgeben, um sich zu rechnen – bei einem kalkulatorischen Stundensatz, den Sie Ihren Kunden berechnen, ist die Rechnung meist schnell eindeutig.
Bevor Sie sich entscheiden
Nutzen Sie die Testphasen mit einem echten Auftrag von Anfang bis Ende: Angebot → Auftrag → Zeiterfassung → Rechnung. Erst dabei merken Sie, ob der Ablauf zu Ihrem Betrieb passt. Und falls Ihr Büro grundsätzlich noch auf Zuruf und Papier läuft, lesen Sie vorher unseren Fahrplan „Handwerksbetrieb digitalisieren – womit anfangen?" – Software ist Stufe 3, nicht Stufe 1. Fürs Formulieren zwischendurch bleibt die kostenlose KI-Schiene ohnehin parallel nutzbar.
Dieser Artikel enthält keine Werbe-Links. Sollten wir künftig Partner-Links zu Anbietern einsetzen, kennzeichnen wir sie an Ort und Stelle – unser Vorgehen steht unter Transparenz.