Es ist 19 Uhr, die Baustelle ist sauber, das Werkzeug verladen – und auf dem Schreibtisch warten drei Angebote, zwei Kundenmails und eine Google-Bewertung, die seit Freitag brennt. Genau diese Sorte Arbeit kann eine KI wie ChatGPT heute übernehmen: nicht das Handwerk, aber das Formulieren drumherum.
Dieser Artikel zeigt zehn Aufgaben, die Sie noch heute Abend abgeben können. Zu jeder gibt es eine fertige Vorlage („Prompt") zum Kopieren. Sie brauchen dafür nur ein kostenloses ChatGPT-Konto – die Gratis-Version reicht für alles hier völlig aus.
1. Angebotstext aus Stichpunkten
Die Kalkulation machen Sie – aber den Begleittext zum Angebot schreibt die KI. Aus fünf Stichpunkten wird ein sauberes Anschreiben, das nach Ihnen klingt und nicht nach Behörde.
Du schreibst für einen Handwerksbetrieb ([Gewerk], [Region]). Verfasse ein kurzes, freundliches Anschreiben zu einem Angebot. Sachlich, selbstbewusst, ohne Werbefloskeln. Sie-Form. Eckdaten: - Leistung: [z. B. Badsanierung komplett, ca. 8 m²] - Ausführung möglich ab: [Zeitraum] - Besonderheit: [z. B. Altbau, Material bereits reserviert] - Angebot gültig bis: [Datum] Maximal 120 Wörter. Am Ende ein Satz, der zur Rückfrage einlädt.
2. Die Kundenmail zur Terminverschiebung
Der Lieferant hängt, der Termin platzt – und jetzt die Mail, die den Kunden nicht verärgert. Das ist eine Fünf-Minuten-Aufgabe, die die KI in zehn Sekunden löst.
Schreibe eine kurze, ehrliche Kundenmail für meinen Handwerksbetrieb: Der Termin am [Datum] muss verschoben werden, Grund ist [z. B. Lieferverzug beim Material]. Neuer Vorschlag: [Datum/Uhrzeit]. Ton: verbindlich und respektvoll, keine übertriebenen Entschuldigungen, Sie-Form. Mit konkreter Bitte um kurze Bestätigung.
3. Die Zahlungserinnerung, die nicht beleidigt
Zwischen „zu weich" und „zu hart" liegt genau der Ton, der Geld bringt und den Kunden behält. Lassen Sie sich drei Stufen vorformulieren – von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung.
Formuliere für meinen Handwerksbetrieb drei Stufen einer Zahlungserinnerung für eine Rechnung ([Betrag], fällig seit [Datum]): 1. freundliche Erinnerung (vielleicht ist die Rechnung untergegangen) 2. deutliche zweite Erinnerung mit Zahlungsfrist von 7 Tagen 3. letzte Mahnung mit Hinweis auf weitere Schritte Jeweils kurz, sachlich, ohne Drohkulisse, Sie-Form. Keine Rechtsberatung, nur der Mailtext.
4. Antwort auf die 1-Sterne-Bewertung
Nichts kostet abends mehr Nerven als die unfaire Google-Rezension. Die KI schreibt eine souveräne Antwort, die künftige Kunden beeindruckt – denn für die schreiben Sie eigentlich.
Ein Kunde hat meinem Handwerksbetrieb diese Google-Bewertung geschrieben: "[Bewertungstext einfügen – ohne Namen]" Was aus unserer Sicht stimmt/nicht stimmt: [kurz in Stichworten] Schreibe eine öffentliche Antwort: ruhig, professionell, nicht rechtfertigend. Zeige künftigen Lesern, dass wir Kritik ernst nehmen. Biete ein direktes Gespräch an. Maximal 90 Wörter, Sie-Form.
5. Die Stellenanzeige, die nicht klingt wie alle
„Wir sind ein innovatives Unternehmen und suchen motivierte Mitarbeiter" – solche Anzeigen liest kein Geselle zu Ende. Geben Sie der KI, was Ihren Betrieb wirklich ausmacht, und sie macht eine Anzeige daraus, die auffällt.
Schreibe eine Stellenanzeige für meinen Handwerksbetrieb, die sich von üblichen Floskel-Anzeigen abhebt. Ehrlich und direkt, gerne mit etwas Humor, ohne Buzzwords. - Gesucht: [z. B. Geselle SHK, Vollzeit] - Betrieb: [Größe, Ort, was euch ausmacht – ehrlich!] - Das gibt's bei uns: [z. B. 30 Tage Urlaub, Firmenwagen, keine Montage am Wochenende] - Das erwarten wir: [2–3 Punkte, realistisch] Struktur: knackige Überschrift, kurzer Einstieg, Stichpunkte, einfacher Bewerbungsweg ([z. B. WhatsApp/Anruf]). Maximal 200 Wörter.
6. Social-Media-Post zum Baustellenfoto
Das Foto vom fertigen Bad liegt auf dem Handy – fehlt nur der Text. Drei Vorschläge in zehn Sekunden, Sie nehmen den besten.
Schreibe 3 kurze Facebook/Instagram-Texte für einen Handwerksbetrieb zu diesem Projekt: [was auf dem Foto zu sehen ist + 1–2 Details, z. B. "Badsanierung in 5 Tagen, bodengleiche Dusche"]. Ton: stolz aufs Handwerk, locker, nicht werblich. Je maximal 3 Sätze + 3 passende Hashtags. Keine Kundendaten oder Adressen nennen.
7. Besprechungs- und Aufmaß-Notizen sortieren
Nach dem Kundentermin haben Sie zwanzig wirre Handy-Notizen. Die KI macht daraus eine saubere Zusammenfassung mit offenen Punkten – bevor Sie die Hälfte vergessen.
Hier sind meine unsortierten Notizen von einem Kundentermin ([Projektart]): [Notizen einfügen – Stichworte reichen, ohne Kundendaten] Erstelle daraus: 1. eine kurze Zusammenfassung (was ist zu tun) 2. eine Liste offener Fragen an den Kunden 3. eine Liste, was ich intern klären/bestellen muss
8. Materialliste gegenprüfen
Die KI ersetzt keine Kalkulation und kein Fachwissen – aber sie ist ein guter zweiter Blick, ob in der Liste etwas Offensichtliches fehlt.
Ich plane folgendes Projekt: [kurz beschreiben, z. B. "Trockenbauwand 4×2,6 m mit Tür, beidseitig beplankt"]. Meine Materialliste bisher: [Liste einfügen] Prüfe als erfahrener [Gewerk]-Meister: Fehlt etwas Typisches (Kleinmaterial, Befestigung, Werkzeugverschleiß)? Antworte als kurze Checkliste. Hinweis: Ich prüfe das Ergebnis selbst fachlich nach.
9. Der „Über uns"-Text für die Website
Der Text, den jeder Betrieb vor sich herschiebt – seit Jahren steht da „Herzlich willkommen auf unserer Homepage". Einmal 10 Minuten investieren, fertig.
Schreibe einen „Über uns"-Text (ca. 150 Wörter) für die Website meines Handwerksbetriebs. Ehrlich, bodenständig, ohne Marketing-Floskeln wie "innovativ" oder "Ihr kompetenter Partner". Fakten: [Gründungsjahr, Gewerk, Team-Größe, Region, worauf ihr stolz seid, was Kunden an euch schätzen – Stichworte reichen] Sie-Form, aktive Sprache, am Ende ein Satz zur Kontaktaufnahme.
10. Unterweisung oder Arbeitsanweisung entwerfen
Ob Leiter-Unterweisung oder Anweisung fürs neue Gerät: Die KI liefert ein sauberes Grundgerüst, das Sie fachlich prüfen und an Ihren Betrieb anpassen. Das spart den Start bei null.
Erstelle den Entwurf einer kurzen Mitarbeiter-Unterweisung zum Thema [z. B. "sicherer Umgang mit Anlegeleitern"] für einen [Gewerk]-Betrieb. Struktur: Zweck, typische Gefahren, 5–8 klare Verhaltensregeln, Unterschriftenzeile. Einfache Sprache. Hinweis am Ende, dass die fachliche Prüfung durch den Betrieb erfolgt.
Und wenn das Büro trotzdem zu viel bleibt?
ChatGPT nimmt Ihnen das Formulieren ab – aber nicht die Verwaltung dahinter: Angebote nachverfolgen, Rechnungen schreiben, Zeiten erfassen. Dafür gibt es inzwischen richtig gute Handwerkersoftware ab rund 40 € im Monat. Welche sich für welchen Betrieb lohnt, nehmen wir uns im nächsten Artikel ehrlich vor: Plancraft, ToolTime und HERO im Vergleich – er erscheint in Kürze hier im Ratgeber.
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